Contactos con padres y avisos por WhatsApp

Mantener informados a los padres de familia es una de las tareas que más tiempo le quita al maestro o maestra de grupo. Con la pestaña Contactos de ClaseSmart (también llamada Mi Salón de Clases) puedes llevar un historial ordenado de cada llamada, reunión o correo, redactar avisos de WhatsApp en segundos y, cuando estás en modo escuela, mandar reportes completos por correo o WhatsApp en bloque. Todo desde el mismo salón.

Esta guía te lleva paso a paso por las dos sub-pestañas de Contactos, te muestra cómo generar un mensaje con IA en escala 1-2-3 y te explica el envío masivo de reportes que vive en la pestaña Reportes.

Abrir la pestaña Contactos y entender sus dos vistas

Desde la barra inferior toca el botón ⋯ Mas y elige 📞 Contactos. Arriba veras un selector con dos sub-pestanas:

1. Historial: muestra todos los contactos que ya registraste. Internamente tiene dos vistas mas: Log (historial cronologico) y WhatsApp (conversaciones, solo en modo escuela).
2. Nuevo mensaje: el redactor para preparar un aviso de WhatsApp para un padre o tutor.

El filtro por alumno arriba del Historial te ayuda a ver solo los contactos de Juan Perez o Maria Lopez sin ruido.

Agregar un contacto manual al historial

Cuando hablas con un padre por telefono o lo ves en la junta, registralo enseguida para que tu director y tu yo del proximo trimestre tengan contexto completo:

1. En la sub-pestana Historial toca + Agregar contacto.
2. Elige al alumno del menu desplegable.
3. Selecciona el canal: 📞 Telefono, 🤝 Reunion, ✉️ Correo o 📝 Otro.
4. Ajusta la fecha (por defecto es hoy) y escribe una nota corta describiendo de que hablaron.
5. Toca Guardar.

• Tip: usa el icono 📝 Otro para acuerdos por mensaje de texto o nota en la mochila.
• El historial es tu respaldo si un padre afirma que nunca lo contactaste — cada renglon tiene fecha y nota.

Redactar un mensaje de WhatsApp con plantilla o IA

La sub-pestana Nuevo mensaje es donde ClaseSmart se vuelve un asistente real:

1. Selecciona al alumno.
2. Califica las 4 dimensiones en escala 1-2-3: Lectura, Matematicas, Conducta y Participacion.
3. Elige el idioma del mensaje (por si la familia prefiere ingles).
4. Si quieres, agrega una nota personal — por ejemplo, un detalle de la tarea de la semana.
5. Toca ✨ Generar mensaje para una plantilla rapida o ✨ Generar con IA para una redaccion mas calida y especifica.
6. El mensaje aparece formateado como WhatsApp. Usa 📋 Copiar para pegarlo en otro lado, o 💬 Enviar por WhatsApp — ClaseSmart abre wa.me con el texto listo para mandarlo desde tu celular.

• La generacion con IA cuenta dentro del limite diario de 50 peticiones por usuario que comparten todas las funciones inteligentes de la app.
• Si el alumno aparece sin telefono del padre, la app te pedira capturarlo antes de abrir wa.me.

Envio masivo de reportes por correo y WhatsApp

Cuando termina el trimestre conviene mandar el reporte completo a todos los padres de un jalon. Eso vive en la pestana 📑 Reportes (en ⋯ Mas), no en Contactos:

1. Entra a 📑 Reportes y abre la sub-pestana Reporte.
2. Si al menos un alumno tiene correo del padre o madre registrado, arriba de la pestana aparece el boton 📮 Enviar reportes en bloque.
3. Tocalo: se abre un modal con la lista de alumnos cuyos padres tienen correo. Desmarca a quienes prefieras saltar.
4. Toca Enviar. La app manda un reporte por padre de forma secuencial, con un retraso de aproximadamente 500 ms, y muestra una barra de progreso con el estado por alumno.
5. Si Resend (el servicio de correo) alcanza su limite diario, los envios restantes se marcan como Limite diario alcanzado y los puedes reintentar al dia siguiente.

Para un solo alumno, selecciona el alumno dentro de la pestana Reporte y veras dos botones extra: 📧 Enviar por correo (abre un modal con el correo del padre precargado y editable) y 📱 Enviar por WhatsApp, que solo aparece en modo escuela y manda el reporte como PDF adjunto via la configuracion de Meta Cloud API de la escuela.

• Importante de DNS: el correo reportes@clasesmart.com aun necesita que el director complete los registros SPF y DKIM en Cloudflare. Hasta entonces los envios reales rebotaran. Pidele a tu director que termine la configuracion antes del cierre de trimestre.
• El envio por WhatsApp en modo escuela usa la Meta Cloud API que el director conecta una sola vez para toda la escuela.

Buenas practicas de comunicacion padres-maestros

• Manda al menos un mensaje positivo por alumno cada trimestre — no solo avisos cuando hay problemas.
• Usa la plantilla 1-2-3 para mantener un tono profesional y consistente entre familias.
• Despues de cada llamada, registra el contacto en menos de un minuto con + Agregar contacto.
• Antes del envio masivo de reportes, revisa que los correos de los padres esten bien capturados desde la pestana de cada alumno.
• Cruza la informacion con tus notas de alumnos y con la boleta del trimestre para que el mensaje sea concreto y util.

Preguntas frecuentes

El boton de WhatsApp no abre. Que hago?

Asegurate de que el alumno tenga el telefono del padre capturado y que tu navegador permita abrir wa.me. En la app de escritorio se abre WhatsApp Web; en celular abre la app de WhatsApp directamente.

Por que no puedo enviar reportes por correo aunque tengo correos cargados?

El boton aparece, pero los envios rebotan si tu director aun no termina la configuracion de SPF y DKIM en Cloudflare para el dominio clasesmart.com. Pidele que complete el DNS para que los reportes lleguen.

El historial de contactos se ve en modo solo?

Si, el historial funciona igual en modo solo y en modo escuela. La diferencia es que la vista WhatsApp de conversaciones y el envio masivo por WhatsApp solo estan disponibles en modo escuela.

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